Tagungsräume und Services Hotel Astra Ulm
Klare Fakten zuerst: drei multifunktionale Räume mit natürlichem Tageslicht stehen für Besprechungen und Seminare bereit. Räume sind modular gestaltbar und eignen sich für Gruppen von 6 bis 80 Teilnehmern. Tageslicht, Verdunkelungsmöglichkeiten und individuelle Bestuhlung sorgen für professionelle Abläufe.
Planungshinweis: Kombinierte Nutzung von Salon A und B erlaubt Kapazitäten bis 120 Personen im Plenum. Salon C eignet sich als Breakout-Raum oder für Workshops mit begrenzter Teilnehmerzahl.
Technik, IT und Hybridlösungen
Das Haus bietet moderne Konferenztechnik, die auf Business-Meetings und hybride Formate ausgelegt ist. Folgende Leistungsmerkmale sind standardmäßig vorhanden: Beamer mit 3.500 ANSI-Lumen, motorische Leinwände in allen Räumen, drahtlose Präsentationsadapter und mobile Lautsprecher. Für hybride Meetings steht ein eigenständiges Videokonferenz-Setup mit Full-HD Kamera, Konferenzmikrofonen und Integration in Teams oder Zoom zur Verfügung. Support durch IT-Mitarbeiter ist auf Abruf möglich. Highspeed-WLAN bis 500 Mbit/s sorgt für stabile Übertragungen. Für sensible Daten können separate VLANs und kabelgebundene Zugänge angeboten werden.
Präsentations- und Besprechungszubehör
Ausreichendes Zubehör ist vor Ort verfügbar. Zum Standard gehören Flipcharts mit Stiften, Moderationskoffer, Laserpointer, Mehrfachsteckdosen und Adapter für Mac und Windows. Spezifische Technik wie Dolmetscherkabinen, Simultananlagen oder professionelle Streaming-Encoder wird auf Wunsch organisiert. Hinweise zur Raumakustik und Mikrofonpositionierung werden pro Veranstaltung individuell abgestimmt, um Sprachverständlichkeit auch bei größeren Gruppen sicherzustellen.
Verpflegung, Pausen und Pauschalen
Kulinarischer Service umfasst flexible Pausenverpflegung, Business-Lunch und mehrgängige Menüs. Pausenangebote reichen von Kaffeevariationen, frischem Obst und belegten Brötchen bis zu Fingerfood-Varianten. Für ganztägige Veranstaltungen bieten sich Pauschalen an, die Arbeitskaffee, zwei Pausen mit Snacks und ein Business-Lunch enthalten. Beispielpreise orientieren sich an regionalen Marktpreisen: Pauschale ab 39,00 Euro pro Person für Halbtagesveranstaltungen, ab 59,00 Euro für Ganztagesarrangements. Vegetarische und vegane Optionen sind verfügbar, ebenso Diätwünsche und Allergiehinweise werden berücksichtigt.
Übernachtung und Lage
Das Hotel liegt zentrumsnah in Ulm, etwa 10 Gehminuten vom Hauptbahnhof entfernt. Die Innenstadt und das Ulmer Münster sind in wenigen Minuten erreichbar. Parkplätze werden in begrenzter Zahl angeboten; öffentliche Parkhäuser befinden sich in unmittelbarer Nähe. Für Tagungsteilnehmer können Übernachtungskombinationen gebucht werden. Angebote umfassen Komfortzimmer mit Frühstücksbuffet und frühem Check-in. Gruppenraten sind verhandelbar, bei Blockbuchungen werden Zimmerkontingente bis sechs Monate im Voraus reserviert.
Barrierefreiheit und Zugangswege
Zugänge zu den Veranstaltungsräumen sind barrierefrei gestaltet. Aufzug, breite Türen und ebenerdige Zugänge gewährleisten sicheren Zugang für mobilitätseingeschränkte Gäste. Unterstützende Hilfsmittel wie induktive Höranlagen oder barrierefreie WC-Anlagen sind vorhanden oder lassen sich kurzfristig organisieren. Raumplanung berücksichtigt Fluchtwege und Notbeleuchtung gemäß den Vorgaben der Feuerwehr Ulm und den gesetzlichen Bestimmungen.
Veranstaltungsplanung, Services und Sicherheit
Professionelle Planung umfasst Timing, Raumlayout, Technikcheck und Ablaufkoordination. Externe Dienstleister wie Dolmetscher, Moderatorenteams oder Fotografen werden auf Wunsch vermittelt. Zusätzliche Business-Services umfassen Drucken, Scannen, Kurierdienst sowie sekretarielle Unterstützung für Teilnehmer-Check-in und Namensschilder. Hygienekonzepte orientieren sich an aktuellen Empfehlungen des Robert-Koch-Instituts und werden bei Bedarf auf Kundenanforderungen angepasst. Sicherheitskonzepte für vertrauliche Meetings berücksichtigen Zutrittskontrollen, Schließfächer und sichere WLAN-Zugänge.
Kurzaufstellung verfügbarer Services:
- Druck und Scan, Express-Kurier
- Empfangs- und namengebundener Check-in
- Organisation von Rahmenprogrammen, z. B. Stadtführungen oder Teambuilding in der Donau-Region
Nachhaltigkeit, Referenzen und Buchung
Das Haus verfolgt Maßnahmen zur Energieeinsparung, Mülltrennung und regionaler Beschaffung von Lebensmitteln. Lokale Partner werden bevorzugt, um Transportwege zu reduzieren. Referenzen umfassen wiederkehrende Buchungen von kleinen und mittleren Unternehmen aus Ulm, Stuttgart und München. Konditionen: Stornierungen sind bis 14 Tage vor Veranstaltung in der Regel kostenfrei. Bei späteren Absagen fallen gestaffelte Gebühren an, typischerweise 50 Prozent bis sieben Tage vor Termin und 100 Prozent bei kurzfristiger Absage. Preise variieren nach Teilnehmerzahl, technischer Ausstattung und Verpflegungswunsch. Fragen zur Verfügbarkeit, individuellen Angeboten und verbindlichen Angeboten werden telefonisch oder per E‑Mail beantwortet. Ansprechpartner sind über die Rezeption erreichbar; direkte Buchung per Telefon oder E‑Mail wird empfohlen.